Ссылка на эту статью: https://htbt.ru/to/staff
В этой статье вы узнаете, как создавать, настраивать и удалять аккаунты сотрудников в панели администрирования сервиса Хотбот.
Нужна помощь?
Задайте вопрос вашему менеджеру или в службу поддержки по кнопке ❓ в нижнем левом углу личного кабинета.
Начало работы
Управление сотрудниками — ключевая задача для любого отеля. В статье мы рассмотрим, как создавать, настраивать и удалять учетные записи сотрудников в личном кабинете Хотбот. Правильная настройка учетных записей обеспечивает доступ к нужным функциям и помогает оптимизировать рабочие процессы. Следуя инструкции, вы сможете легко управлять учетными записями и повысить продуктивность сотрудников.
Создавать новые аккаунты и редактировать существующие могут только сотрудники отеля с ролью Владелец.
Если у вашего аккаунта нет прав на создание и редактирование сотрудников, вы можете обратиться в службу технической поддержки. Отправьте письмо на support@hotbot.ai или оставьте запрос через форму обратной связи, нажав на кнопку ? в левом нижнем углу личного кабинета.
Создание нового аккаунта для сотрудника
Для перехода к настройкам зайдите в свой личный кабинет на сайте Hotbot.ai или по прямой ссылке my.hotbot.ai.
Если у вас нет личного кабинета или доступа к описанным настройкам, обратитесь к ответственному сотруднику вашего отеля.
Если вы забыли пароль от личного кабинета, вы можете восстановить его по инструкции Восстановление пароля.
На стартовой странице личного кабинета в панели слева нажмите иконку Настройки.
В разделе Настройки выберите Сотрудники.
В открывшемся окне вы увидите список сотрудников. Для создания новой учетной записи нажмите кнопку + Новый сотрудник в правом верхнем углу страницы.
Откроется окно настроек нового сотрудника.
В данном окне необходимо заполнить обязательные поля, помеченные звездочкой:
После указания обязательных данных нажмите на кнопку Создать.
- ФИО сотрудника (если аккаунт общий, то можно указать должность);
- Описание должности;
- Рабочий email сотрудника (на один электронный адрес можно завести только один аккаунт);
- Роль сотрудника. Подробнее о ролях в панели администрирования Хотбот читайте ниже в разделе Настройка сотрудника.
После указания обязательных данных нажмите на кнопку Создать.
В разделе Сотрудники отобразится новый сотрудник и его данные.
Сотрудник получит письмо на указанный рабочий email с информацией о создании личного кабинета, а также данными для входа (логин и пароль).
Новый сотрудник сможет войти в личный кабинет, следуя инструкции:
Новый сотрудник сможет войти в личный кабинет, следуя инструкции:
- Вход в личный кабинет
1. Откройте свою электронную почту и проверьте, поступило ли письмо для входа в личный кабинет. Письмо должно быть в папке Входящие.
Если письмо не пришло в течение 5 минут, проверьте папку Спам.
Если письмо не пришло, напишите в службу поддержки и укажите:
- название отеля;
- email, на который зарегистрирован личный кабинет.
2. Откройте письмо и нажмите кнопку Вход в личный кабинет.
3. Введите ваш рабочий email и новый пароль, затем нажмите кнопку Войти.
Настройка сотрудника
Настроить личный кабинет сотрудника можно на вкладке Сотрудники.
Нажмите на иконку редактирования в правой части экрана напротив нужного сотрудника.
Нажмите на иконку редактирования в правой части экрана напротив нужного сотрудника.
В открывшемся окне редактирования сотрудника вы сможете настроить следующие параметры:
- Роль сотрудника
В панели администрирования предусмотрены несколько стандартных ролей, которые можно назначить сотруднику:
- Владелец — рекомендуется для руководителей, маркетологов и IT-специалистов с полным доступом к функциям. Сотруднику предоставляются следующие права доступа:
- Менеджер — подходит для руководителей служб с расширенными правами управления. Сотруднику предоставляются следующие права доступа:
- Консьерж — для сотрудников, отвечающих за обработку заказов. Сотруднику предоставляются следующие права доступа:
- Внешний работник — для ответственных за заказы сторонних услуг (например, такси или аренды автомобилей). Сотруднику предоставляются следующие права доступа:
- Время работы сотрудника
Время работы сотрудника — это период, в который его личный кабинет будут приходить уведомления о заявках и заказах.
По умолчанию сотрудник получает уведомления круглосуточно, 24/7.
По умолчанию сотрудник получает уведомления круглосуточно, 24/7.
- Чтобы задать конкретное время работы, на странице настроек личного кабинета сотрудника нажмите кнопку Указать время работы.
2. Перед вами раскроется меню, в котором можно указать время работы отдельно для каждого дня недели.
3. Нажмите на квадратик рядом с нужным днем недели. Справа отобразятся два окошка, в которые нужно ввести время получения уведомлений для сотрудника.
Время указывается в формате местного времени вашего отеля. По умолчанию оно выставлено с 10:00 по 19:00.
4. Вы также можете установить перерывы для сотрудников. Для этого нажмите на + напротив дня недели и укажите дополнительный интервал времени.
5. Ниже появятся два дополнительных поля, которые также нужно заполнить вручную. Количество создаваемых временных промежутков не ограничено.
6. Для удаления перерыва необходимо нажать на значок × рядом с +.
Следите за тем, чтобы поля не подсвечивались красным. Если это произошло, убедитесь, что указанные временные промежутки не пересекаются. Время в поле «по» всегда должно быть больше, чем в поле «с».
7. Укажите время работы для каждого из дней и нажмите Сохранить. День недели, возле которого не стоит галочка, будет считаться нерабочим.
8. Если вы хотите снять все настройки рабочего времени для аккаунта сотрудника, то нажмите Не указывать время работы и сохраните изменения.
Назначение уведомлений для сотрудников
Вы можете подключить сотруднику уведомления в виде писем на рабочий email или сообщений в мессенджере Telegram.
Чтобы получать уведомления в Telegram, сотруднику нужно предварительно подключить их по инструкции Уведомления в Telegram для сотрудника.
- Уведомления о заказах
1. Чтобы назначить сотруднику уведомления о заказах, на странице настройки личного кабинета пролистайте страницу вниз до раздела Заказы.
2. Выберите категории заказов, о которых сотрудник будет получать уведомления, и нажмите на соответствующие иконки:
- Категории соответствуют типам услуг магазина.
- Иконки обозначают способ уведомления: по почте или через Telegram.
3. После назначения уведомлений нажмите Сохранить в левом нижнем углу страницы.
- Уведомления KPI о заказах:
1. Выберите категории заказов, о которых сотрудник будет получать уведомления KPI, и нажмите на соответствующие иконки:
- Категории соответствуют типам услуг магазина.
- Иконки обозначают способ уведомления: по почте или через Telegram.
- Время указывается в минутах. Это тот срок, через который сотрудник получит уведомление, если после создания заказа не предпримет никаких действий (например, не возьмет заказ в работу или не отменит его).
- По умолчанию значение составит 5 минут.
2. После назначения уведомлений KPI нажмите Сохранить в левом нижнем углу страницы.
- Настройка интенсивной звуковой нотификации о заказах:
1. Чтобы включить эту настройку, в разделе Заказы пролистайте страницу вниз до пункта Интенсивная звуковая нотификация о новом заказе и установите рядом с ним галочку.
2. Нажмите Сохранить в левом нижнем углу страницы.
- Уведомления о заявках
1. Чтобы назначить сотруднику уведомления о заявках, в настройках личного кабинета пролистайте страницу вниз до раздела Заявки.
2. Выберите категории заявок, о которых сотрудник будет получать уведомления, и нажмите на соответствующие иконки:
- Названия соответствуют типам заявок магазина.
- Иконки обозначают способ уведомления: по почте или через Telegram.
3. После назначения нужных уведомлений нажмите Сохранить в левом нижнем углу.
- Уведомления KPI о заявках:
1. Выберите типы заявок, о которых сотрудник будет получать уведомления KPI, нажмите на соответствующие иконки и установите время:
- Категории соответствуют типам услуг магазина.
- Иконки обозначают способ уведомления: по почте или через Telegram.
- Время указывается в минутах. Это тот срок, через который сотрудник получит уведомление, если после создания заказа не предпримет никаких действий (например, не возьмет заказ в работу или не отменит его).
- По умолчанию значение составит 5 минут.
2. После назначения уведомлений KPI нажмите Сохранить в левом нижнем углу страницы.
- Удаление сотрудника
При увольнении сотрудника или по другой причине, когда личный кабинет больше не используется, рекомендуем удалить его для предотвращения нежелательного доступа к контенту.
1. Чтобы удалить сотрудника, на вкладке Сотрудники нажмите на иконку корзины справа от сотрудника.
1. Чтобы удалить сотрудника, на вкладке Сотрудники нажмите на иконку корзины справа от сотрудника.
2. Вы увидите системное уведомление с просьбой подтвердить удаление сотрудника. Выберите Да, удалить.
Отменить удаление после нажатия на кнопку Да, удалить нельзя.
Изменение электронной почты
Чтобы изменить адрес электронной почты уже существующего аккаунта, вам необходимо обратиться в службу технической поддержки.
Оставьте запрос через форму обратной связи, нажав на кнопку ? в левом нижнем углу личного кабинета.
Оставьте запрос через форму обратной связи, нажав на кнопку ? в левом нижнем углу личного кабинета.
или отправьте письмо на support@hotbot.ai.
В обращении укажите:
Техническая поддержка Хотбот выполнит обновление аккаунта.
- ФИО сотрудника,
- текущий рабочий email,
- новый email.
Техническая поддержка Хотбот выполнит обновление аккаунта.
Изменение ролей сотрудников
Вы можете изменить роль сотрудника, если у него нет дополнительных доступов.
Ограничения при изменении роли
- Если у сотрудника есть дополнительные доступы (например, к редактированию Витрины), изменить его роль нельзя.
- Это ограничение действует для всех пользователей, включая владельца.
Как изменить роль сотрудника с дополнительными доступами
1. Определите, есть ли у сотрудника расширенная роль.
- При наведении курсора на его текущую роль появится подсказка Расширенная роль.
- Если эта подсказка отображается, изменить роль самостоятельно невозможно.
2. Чтобы изменить роль такого сотрудника, сначала необходимо убрать дополнительные доступы. Для этого обратитесь в службу поддержки через кнопку ❓в личном кабинете или отправьте запрос на support@hotbot.ai.
Добавление дополнительных прав
Чтобы добавить права (например, доступ к отчетам или заявкам, доступ к просмотру чужих заказов и заявок и др.) без изменения роли сотрудника, отправьте обращение через кнопку ❓ в личном кабинете или отправьте запрос на support@hotbot.ai.
В обращении укажите:
В обращении укажите:
- ФИО сотрудника;
- рабочий email;
- нужные права доступа.
Может быть полезно
Telegram-бот для уведомлений и чатов
Уведомления в Telegram для сотрудника
Как назначить уведомления сотруднику
Уведомления в Telegram для сотрудника
Как назначить уведомления сотруднику
Остались вопросы?
Мы поможем найти ответ — выберите удобный способ:
- Кнопка ❓ в личном кабинете
- Telegram-бот @HotbotAISupport_bot
- Почта support@hotbot.ai
- Телефон +7 (499) 110-86-62
