Что такое PMS-система для отеля
Система управления отелем (PMS) — это сердце гостиничного бизнеса. Она помогает бронировать номера, принимать гостей, работать с оплатой и следить за загрузкой.
В статье разберем, зачем нужна PMS, как она реализует управление отелем и какие задачи решает каждый день. А еще расскажем, чем ее можно обогатить, чтобы прибыль в отеле приносила каждая услуга, а не только номерной фонд.
В статье разберем, зачем нужна PMS, как она реализует управление отелем и какие задачи решает каждый день. А еще расскажем, чем ее можно обогатить, чтобы прибыль в отеле приносила каждая услуга, а не только номерной фонд.
Что такое PMS-система
Система управления гостиницей или PMS ведет бронирование, встречает гостей, распределяет номера и формирует оплату. Раньше такие задачи выполняли вручную и тратили много бумаги. Сейчас PMS не ограничивается стойкой регистрации. Это ключевая система, которая помогает улучшить сервис и сделать пребывание гостей приятным.
Менеджер по персоналу может через PMS бронировать номера, принимать оплату и управлять тарифами. Еще система помогает работать на ресепшене, следить за заселением и выездом, а иногда — распределять задачи для сотрудников и контролировать уборку. PMS нужна, чтобы всё в отеле работало без сбоев — и для гостей, и для команды.
Сейчас программа управления отелем есть почти у всех – от хостелов до крупных сетей. Она показывает, какие номера заняты, кто из гостей заехал, а кто только забронировал. Но на этом все не заканчивается. PMS помогает управлять рестораном, следить за работой персонала и понимать, сколько гостей в отеле. Ниже — основные функции, которые поддерживает большинство таких систем.
Какие задачи решает PMS
Хорошая система закрывает десятки задач — от ресепшена до управления тарифами. Раскрываем функции, которые нужны отелю для стабильной и быстрой работы.
Что может PMS-система
Эти функции помогают сократить ручную работу, улучшить сервис и держать все процессы под контролем – то есть берет на себя полностью управление отелем.
- Управлять бронями и номерами
Система PMS помогает вести учёт свободных номеров и обрабатывать бронирования с сайта, агрегаторов и стойки регистрации. Все данные обновляются автоматически, что исключает двойные брони и путаницу. Также можно настроить групповое бронирование, учитывать даты заездов и выездов, фиксировать предстоящие заявки. Это упрощает контроль загрузки и даёт полную картину по номерному фонду.
- Вести учет гостей и взаимодействовать с ними
После бронирования система отправляет гостю подтверждение по почте. Если бронь отменена — данные в системе и на сайтах обновляются автоматически. PMS также позволяет вести историю по каждому гостю: даты проживания, пожелания, дополнительные услуги. Эти данные помогают отелю персонализировать общение и повышать лояльность.
- Вести учет доходов и отчетность
Модуль бронирования часто включает встроенный платёжный шлюз — он принимает онлайн-оплату. Все транзакции фиксируются, их можно отслеживать и выгружать в отчётах. PMS позволяет формировать отчёты по бронированиям, доходам, загруженности, возвратам и отменам. Это помогает отелю принимать решения на основе точных цифр.
- Интегрироваться с CRM, Channel Manager
Система PMS может работать вместе с CRM и Channel Manager. Менеджер каналов синхронизирует цены и наличие номеров на всех платформах: сайт, агрегаторы, OTA. CRM помогает сохранять информацию о клиентах и выстраивать с ними коммуникацию. Интеграция всех этих систем делает работу отеля быстрее и точнее — без ручных правок и пересечений в бронированиях.
Что не может PMS-система
Важно понимать, что PMS-система – это про номерной фонд. Через PMS неудобно управлять допуслугами, потому что такие системы в первую очередь заточены под бронирование и работу с номерами.
Блоки допуслуг — вроде спа, трансфера или экскурсий реализованы ограниченно. Часто нет гибкой настройки расписаний, персонала, цен по времени и пакетных предложений. Еще бывает сложно подключить автоматическую продажу допуслуг до и после заезда, а информация о них не всегда передается в отчеты или гостевой профиль.
Хотбот идеально дополняет PMS и закрывает то, чего в стандартной системе часто не хватает — автоматическую продажу дополнительных услуг гостям. Пока PMS отвечает за бронирования и номера, Хотбот работает с гостем напрямую: предлагает нужные услуги в нужное время, принимает оплату онлайн и снимает нагрузку с администраторов. Благодаря легкой интеграции с популярными PMS, запуск не требует сложной настройки — всё работает «из коробки».
Блоки допуслуг — вроде спа, трансфера или экскурсий реализованы ограниченно. Часто нет гибкой настройки расписаний, персонала, цен по времени и пакетных предложений. Еще бывает сложно подключить автоматическую продажу допуслуг до и после заезда, а информация о них не всегда передается в отчеты или гостевой профиль.
Хотбот идеально дополняет PMS и закрывает то, чего в стандартной системе часто не хватает — автоматическую продажу дополнительных услуг гостям. Пока PMS отвечает за бронирования и номера, Хотбот работает с гостем напрямую: предлагает нужные услуги в нужное время, принимает оплату онлайн и снимает нагрузку с администраторов. Благодаря легкой интеграции с популярными PMS, запуск не требует сложной настройки — всё работает «из коробки».
Это быстрый способ увеличить выручку и улучшить сервис без лишних затрат. Хотите посмотреть, как это работает на практике?
Запишитесь на экскурсию — покажем всё на примере.
Преимущества внедрения
PMS — это удобный инструмент для управления отелем, который помогает быстрее справляться с рутинными задачами.
Не нужно вручную менять цены или акции — система сама обновит тарифы на сайте и в сервисах бронирования. А ещё подскажет, откуда приходит больше всего гостей.
- Есть шахматка.
- Система сама посчитает курортный сбор.
- Передаст данные в МВД без лишних действий.
- Покажет, кто из гостей уже заселился, кто в пути, а кто выехал.
- Отразит доходы и траты по дням или периодам.
- Покажет, какие номера заняты, а какие свободны — в реальном времени.
Не нужно вручную менять цены или акции — система сама обновит тарифы на сайте и в сервисах бронирования. А ещё подскажет, откуда приходит больше всего гостей.
Как выбрать PMS-систему
При выборе PMS важно понять, какие задачи нужно закрыть. Возникают перебронирования? Не хватает контроля над уборкой и сервисом?
Сначала стоит составить список нужных функций.
Затем посмотреть, насколько система удобна, масштабируется и делает понятные отчёты. Интерфейс должен быть простым — команда должна легко с ним работать. И не забудьте проверить службу поддержки: быстрая помощь сэкономит время и снизит стресс при сбоях.
Вот популярные в России PMS-системы и их возможности. Выделить «лучшую» или «худшую» не получится – выбор зависит от задач. Кто-то делает ставку на бронирования, кто-то на отчеты или автоматизацию отеля.
Главное, выбрать систему, которая подойдет именно вашему формату: отелю, хостелу или загородному комплексу.
Сначала стоит составить список нужных функций.
Затем посмотреть, насколько система удобна, масштабируется и делает понятные отчёты. Интерфейс должен быть простым — команда должна легко с ним работать. И не забудьте проверить службу поддержки: быстрая помощь сэкономит время и снизит стресс при сбоях.
Вот популярные в России PMS-системы и их возможности. Выделить «лучшую» или «худшую» не получится – выбор зависит от задач. Кто-то делает ставку на бронирования, кто-то на отчеты или автоматизацию отеля.
Главное, выбрать систему, которая подойдет именно вашему формату: отелю, хостелу или загородному комплексу.
Главное
- Программа управления отелем или PMS — это основа внутренней работы отеля: ведет брони, управляет номерами, помогает с оплатой и отчетами. Система экономит время и снижает нагрузку на персонал.
- Через PMS можно вести учет гостей, обновлять тарифы на сайтах, передавать данные в МВД и контролировать загрузку номеров в реальном времени.
- При выборе PMS важно отталкиваться от задач отеля. Популярные решения в России — TravelLine, Bnovo, MaxiBooking, Frontdesk24 и Контур.Отель.
- Такие системы хороши для управления отелем, но не предназначены для управления допуслугами —бронирование трансфера, запись в спа и заказ экскурсий часто ограничены часто ограничены и неудобны.
- Хотбот решает эту задачу: предлагает услуги в нужный момент, принимает оплату и дополняет PMS без сложной настройки.
