Система управления отелем (PMS) — это сердце гостиничного бизнеса. Она помогает бронировать номера, принимать гостей, работать с оплатой и следить за загрузкой.
В статье разберем, зачем нужна PMS, как она реализует управление отелем и какие задачи решает каждый день. А еще расскажем, чем ее можно обогатить, чтобы прибыль в отеле приносила каждая услуга, а не только номерной фонд.
В статье разберем, зачем нужна PMS, как она реализует управление отелем и какие задачи решает каждый день. А еще расскажем, чем ее можно обогатить, чтобы прибыль в отеле приносила каждая услуга, а не только номерной фонд.
Что такое PMS-система
Система управления гостиницей или PMS ведет бронирование, встречает гостей, распределяет номера и формирует оплату. Раньше такие задачи выполняли вручную и тратили много бумаги. Сейчас PMS не ограничивается стойкой регистрации. Это ключевая система, которая помогает улучшить сервис и сделать пребывание гостей приятным.
Менеджер по персоналу может через PMS бронировать номера, принимать оплату и управлять тарифами. Еще система помогает работать на ресепшене, следить за заселением и выездом, а иногда — распределять задачи для сотрудников и контролировать уборку. PMS нужна, чтобы все в отеле работало без сбоев — и для гостей, и для команды.
Менеджер по персоналу может через PMS бронировать номера, принимать оплату и управлять тарифами. Еще система помогает работать на ресепшене, следить за заселением и выездом, а иногда — распределять задачи для сотрудников и контролировать уборку. PMS нужна, чтобы все в отеле работало без сбоев — и для гостей, и для команды.
Сейчас программа управления отелем есть почти у всех – от хостелов до крупных сетей. Она показывает, какие номера заняты, кто из гостей заехал, а кто только забронировал. Но на этом все не заканчивается. PMS помогает управлять рестораном, следить за работой персонала и понимать, сколько гостей в отеле. Ниже — основные функции, которые поддерживает большинство таких систем.
Хотбот помогает увеличить выручку и улучшить сервис без лишних затрат. Хотите посмотреть, как это работает на практике?
Какие задачи решает PMS
Хорошая система закрывает десятки задач — от ресепшена до управления тарифами. Раскрываем функции, которые нужны отелю для стабильной и быстрой работы.
Управление бронированиями
Все заявки из сайта и каналов попадают в одно окно. Доступность проверяется автоматически, накладок нет. Гость бронирует за пару минут и сразу получает подтверждение и ваучер. Администратор видит тариф и условия, система подставляет их без ручного ввода — ошибок меньше.
Номерной фонд под контролем
На экране — актуальная схема загрузки: «свободен», «занят», «выезд», «техработы». Ночью аудит распределяет номера без Excel. Заселение занимает минуты: карточка гостя, подпись, выпуск ключей. Хаускипинг меняет статусы «убирается/готов», ресепшн видит готовность в реальном времени.
Финансы и биллинг
Тарифы, доплаты, налоги считаются автоматически. Платежи — онлайн и на стойке. Счета и закрывающие формируются без правок. История операций хранится в системе: прозрачность для управляющего и спокойные сверки для бухгалтерии.
Данные гостей
У каждого гостя единая карточка: контакты, история визитов, предпочтения по номеру и питанию, ответы на опросы. На этой базе легко делать персональные предложения: ранний заезд тем, кто им пользуется, трансфер после вечерних прилетов, поздний выезд по выходным.
Аналитика и отчеты
Готовые отчеты показывают загрузку и выручку, вклад каналов, эффективность тарифов и акций. Видно, какие типы номеров зарабатывают больше, где теряется маржа, какие доп.услуги покупают чаще. Руководитель получает срез за день, неделю и месяц — решения принимаются вовремя.
Административные процессы
Регистрация гостей и передача данных в госорганизации (например, МВД) проходят электронно. Шаблоны договоров и актов уже настроены, отчетность уходит автоматически. Документы и карточки лежат в одном месте, поиск занимает секунды. Команда меньше отвлекается на бумажную рутину и больше занимается сервисом и выручкой.
Все заявки из сайта и каналов попадают в одно окно. Доступность проверяется автоматически, накладок нет. Гость бронирует за пару минут и сразу получает подтверждение и ваучер. Администратор видит тариф и условия, система подставляет их без ручного ввода — ошибок меньше.
Номерной фонд под контролем
На экране — актуальная схема загрузки: «свободен», «занят», «выезд», «техработы». Ночью аудит распределяет номера без Excel. Заселение занимает минуты: карточка гостя, подпись, выпуск ключей. Хаускипинг меняет статусы «убирается/готов», ресепшн видит готовность в реальном времени.
Финансы и биллинг
Тарифы, доплаты, налоги считаются автоматически. Платежи — онлайн и на стойке. Счета и закрывающие формируются без правок. История операций хранится в системе: прозрачность для управляющего и спокойные сверки для бухгалтерии.
Данные гостей
У каждого гостя единая карточка: контакты, история визитов, предпочтения по номеру и питанию, ответы на опросы. На этой базе легко делать персональные предложения: ранний заезд тем, кто им пользуется, трансфер после вечерних прилетов, поздний выезд по выходным.
Аналитика и отчеты
Готовые отчеты показывают загрузку и выручку, вклад каналов, эффективность тарифов и акций. Видно, какие типы номеров зарабатывают больше, где теряется маржа, какие доп.услуги покупают чаще. Руководитель получает срез за день, неделю и месяц — решения принимаются вовремя.
Административные процессы
Регистрация гостей и передача данных в госорганизации (например, МВД) проходят электронно. Шаблоны договоров и актов уже настроены, отчетность уходит автоматически. Документы и карточки лежат в одном месте, поиск занимает секунды. Команда меньше отвлекается на бумажную рутину и больше занимается сервисом и выручкой.
Основные модули PMS
Модули помогают сократить ручную работу, улучшить сервис и держать все процессы под контролем – то есть берет на себя полностью управление отелем.
- Управлять бронями и номерами
Система PMS помогает вести учет свободных номеров и обрабатывать бронирования с сайта, агрегаторов и стойки регистрации. Все данные обновляются автоматически, что исключает двойные брони и путаницу. Также можно настроить групповое бронирование, учитывать даты заездов и выездов, фиксировать предстоящие заявки. Это упрощает контроль загрузки и дает полную картину по номерному фонду.
- Вести учет гостей и взаимодействовать с ними
После бронирования система отправляет гостю подтверждение по почте. Если бронь отменена — данные в системе и на сайтах обновляются автоматически. PMS также позволяет вести историю по каждому гостю: даты проживания, пожелания, дополнительные услуги. Эти данные помогают отелю персонализировать общение и повышать лояльность.
- Вести учет доходов и отчетность
Модуль бронирования часто включает встроенный платежный шлюз — он принимает онлайн-оплату. Все транзакции фиксируются, их можно отслеживать и выгружать в отчетах. PMS позволяет формировать отчеты по бронированиям, доходам, загруженности, возвратам и отменам. Это помогает отелю принимать решения на основе точных цифр.
- Интегрироваться с CRM, Channel Manager
Система PMS может работать вместе с CRM и Channel Manager. Менеджер каналов синхронизирует цены и наличие номеров на всех платформах: сайт, агрегаторы, OTA. CRM помогает сохранять информацию о клиентах и выстраивать с ними коммуникацию. Интеграция всех этих систем делает работу отеля быстрее и точнее — без ручных правок и пересечений в бронированиях.
Что может PMS-система
Хорошая PMS — это не только работа на стойке. Она выстраивает управляемый контур: в системе закрепляются регламенты и роли, настраиваются права доступа и чек-листы по сменам, фиксируются действия сотрудников. Видно, кто и когда что сделал.
Единые справочники убирают «самописные» правила, ускоряют ввод в должность и снижают зависимость от отдельных людей. Появляется дисциплина данных: требования к полноте карточек, контроль ошибок ввода, история правок и согласования. Руководитель получает операционную прозрачность: статусы задач, очереди на обработку, сроки, эскалации.
Для сети — единый стандарт: сопоставимые показатели по объектам, централизованная политика доступа, общее расписание работ и обновлений. В инфраструктуре — резервные сценарии, разделение сред, управление изменениями, логирование. В результате PMS становится «скелетом» процессов: проще масштабировать операцию, удерживать качество сервиса, проходить проверки и считать экономику без ручных сводных.
Но это еще не все. Если работать в связке Хотбот и TravelLine (одна из самых популярных PMS-систем в России), можно увидеть, что PMS выходит за рамки номерного фонда: создает каталог доп.услуг с расписаниями и квотами, отправляет задачи в службы (спа, трансфер, ресторан), принимает оплату, запускает апсейл-триггеры по данным бронирования (даты, тариф, состав гостей).
Единые справочники убирают «самописные» правила, ускоряют ввод в должность и снижают зависимость от отдельных людей. Появляется дисциплина данных: требования к полноте карточек, контроль ошибок ввода, история правок и согласования. Руководитель получает операционную прозрачность: статусы задач, очереди на обработку, сроки, эскалации.
Для сети — единый стандарт: сопоставимые показатели по объектам, централизованная политика доступа, общее расписание работ и обновлений. В инфраструктуре — резервные сценарии, разделение сред, управление изменениями, логирование. В результате PMS становится «скелетом» процессов: проще масштабировать операцию, удерживать качество сервиса, проходить проверки и считать экономику без ручных сводных.
Но это еще не все. Если работать в связке Хотбот и TravelLine (одна из самых популярных PMS-систем в России), можно увидеть, что PMS выходит за рамки номерного фонда: создает каталог доп.услуг с расписаниями и квотами, отправляет задачи в службы (спа, трансфер, ресторан), принимает оплату, запускает апсейл-триггеры по данным бронирования (даты, тариф, состав гостей).
В аналитике — конверсия по услугам, выручка на занятый номер и вклад каналов; руководитель видит, где растет средний чек и что тормозит продажи. И все это в одном окне.
Приходите на онлайн-встречу с экспертом по продажам Хотбот — разберем ваш кейс и покажем точки роста. Покажем, как это работает и что может принести вашему отелю.
Что не может PMS-система
Важно понимать, что PMS-система – это про номерной фонд. Через PMS неудобно управлять доп.услугами, потому что такие системы в первую очередь заточены под бронирование и работу с номерами.
Блоки доп.услуг — вроде спа, трансфера или экскурсий реализованы ограниченно. Часто нет гибкой настройки расписаний, персонала, цен по времени и пакетных предложений. Еще бывает сложно подключить автоматическую продажу доп.услуг до и после заезда, а информация о них не всегда передается в отчеты или гостевой профиль.
Хотбот идеально дополняет PMS и закрывает то, чего в стандартной системе часто не хватает — автоматическую продажу дополнительных услуг гостям. Пока PMS отвечает за бронирования и номера, Хотбот работает с гостем напрямую: предлагает нужные услуги в нужное время, принимает оплату онлайн и снимает нагрузку с администраторов. Благодаря легкой интеграции с популярными PMS, запуск не требует сложной настройки — все работает «из коробки».
Блоки доп.услуг — вроде спа, трансфера или экскурсий реализованы ограниченно. Часто нет гибкой настройки расписаний, персонала, цен по времени и пакетных предложений. Еще бывает сложно подключить автоматическую продажу доп.услуг до и после заезда, а информация о них не всегда передается в отчеты или гостевой профиль.
Хотбот идеально дополняет PMS и закрывает то, чего в стандартной системе часто не хватает — автоматическую продажу дополнительных услуг гостям. Пока PMS отвечает за бронирования и номера, Хотбот работает с гостем напрямую: предлагает нужные услуги в нужное время, принимает оплату онлайн и снимает нагрузку с администраторов. Благодаря легкой интеграции с популярными PMS, запуск не требует сложной настройки — все работает «из коробки».
Преимущества внедрения
PMS — это удобный инструмент для управления отелем, который помогает быстрее справляться с рутинными задачами.
- Есть шахматка.
- Система сама посчитает курортный сбор.
- Передаст данные в МВД без лишних действий.
- Покажет, кто из гостей уже заселился, кто в пути, а кто выехал.
- Отразит доходы и траты по дням или периодам.
- Покажет, какие номера заняты, а какие свободны — в реальном времени.
Как выбрать PMS-систему
При выборе PMS важно понять, какие задачи нужно закрыть. Возникают перебронирования? Не хватает контроля над уборкой и сервисом?
Сначала стоит составить список нужных функций.
Затем посмотреть, насколько система удобна, масштабируется и делает понятные отчеты. Интерфейс должен быть простым — команда должна легко с ним работать. И не забудьте проверить службу поддержки: быстрая помощь сэкономит время и снизит стресс при сбоях.
Вот популярные в России PMS-системы и их возможности. Выделить «лучшую» или «худшую» не получится – выбор зависит от задач. Кто-то делает ставку на бронирования, кто-то на отчеты или автоматизацию отеля.
Сначала стоит составить список нужных функций.
Затем посмотреть, насколько система удобна, масштабируется и делает понятные отчеты. Интерфейс должен быть простым — команда должна легко с ним работать. И не забудьте проверить службу поддержки: быстрая помощь сэкономит время и снизит стресс при сбоях.
Вот популярные в России PMS-системы и их возможности. Выделить «лучшую» или «худшую» не получится – выбор зависит от задач. Кто-то делает ставку на бронирования, кто-то на отчеты или автоматизацию отеля.
Лучшие PMS системы для отеля
«Лучшей» PMS не существует — есть подходящая под ваши задачи. Ориентироваться на рейтинги и опыт соседей бессмысленно: смотрите на собственные процессы и метрики.
Сначала соберите рабочую группу, зафиксируйте, что нужно закрыть: каналы продаж и тарифы, отчетность и KPI (ADR, RevPAR), интеграции (Channel Manager, RMS, касса, замки), требования к поддержке, масштабируемость и совокупную стоимость владения (TCO).
Сформируйте чек-лист критериев, сравните 2–3 кандидата на коротком пилоте 2–4 недели и измерьте результат по единым правилам.
«Лучшая» PMS система — та, что уменьшит ручной труд, не допустит ошибок, даст нужные отчеты и впишется в бюджет.
Делимся списком популярных в России PMS и их совместимостью с Хотбот.
Сначала соберите рабочую группу, зафиксируйте, что нужно закрыть: каналы продаж и тарифы, отчетность и KPI (ADR, RevPAR), интеграции (Channel Manager, RMS, касса, замки), требования к поддержке, масштабируемость и совокупную стоимость владения (TCO).
Сформируйте чек-лист критериев, сравните 2–3 кандидата на коротком пилоте 2–4 недели и измерьте результат по единым правилам.
«Лучшая» PMS система — та, что уменьшит ручной труд, не допустит ошибок, даст нужные отчеты и впишется в бюджет.
Делимся списком популярных в России PMS и их совместимостью с Хотбот.
Главное
- PMS — это операционный центр отеля: в одной системе сходятся бронирования, размещение, оплаты и статусы номеров, снижается ручной труд и риск ошибок.
- Заявки с сайта и OTA синхронизируются, доступность обновляется в реальном времени, овербукинг исключается; чек-ин/чек-аут и хаускипинг идут по стандарту, «шахматка» всегда актуальна.
- Тарифы и правила продаж ведутся в системе, счета и закрывающие формируются автоматически, платежи проходят онлайн и на стойке; история операций упрощает сверки.
- Для каждого гостя есть единая карточка с контактами, визитами и предпочтениями; на ее основе настраиваются персональные предложения и коммуникации.
- Отчеты по загрузке, ADR/RevPAR, каналам и доп.услугам позволяют управлять юнит-экономикой, особенно в низкий сезон, когда важна точность в ценах и каналах.
- Выбор PMS системы стоит начинать с задач и масштаба: интеграции, отчетность, поддержка и TCO; на рынке востребованы TravelLine, Bnovo, MaxiBooking, FrontDesk24, Контур.Отель, Opera, Fidelio, Logus HMS.
- Базовые модули доп.услуг в PMS часто ограничены по расписаниям, персоналу и пакетам, поэтому продавать трансферы, спа и экскурсии через стандартные инструменты неудобно и мало видно в аналитике.
- Связка Хотбот + PMS закрывает этот пробел: гостю автоматически предлагают релевантные услуги до заезда, во время и после, принимают оплату онлайн, а продажи попадают в отчеты и поднимают средний чек без нагрузки на стойку.
- Для запуска полезны пилот на одном объекте, миграция данных и обучение команды; если нужен разбор под ваш формат, назначьте короткую онлайн-встречу с экспертом Хотбот и получите план на ближайшие недели.
