Ссылка на эту статью: https://htbt.ru/to/accountant
В этой статье вы узнаете, как выгружать отчеты по продажам для бухгалтерии, какие есть виды отчетов, чем они отличаются и какая информация в них содержится.
Нужна помощь?
Задайте вопрос вашему менеджеру или в службу поддержки по кнопке ❓ в нижнем левом углу личного кабинета.
- Outcome — Реестр возвратов
Здесь вы найдете информацию о каждом заказе, завершившемся возвратом.
Возвраты формируются, когда клиент отказывается от товара или услуги, и уплаченная сумма возвращается. Эти возвраты фиксируются в отчете, как только они подтверждаются и обрабатываются на стороне отеля.
Возвраты формируются, когда клиент отказывается от товара или услуги, и уплаченная сумма возвращается. Эти возвраты фиксируются в отчете, как только они подтверждаются и обрабатываются на стороне отеля.
Включает все заказы, по которым был оформлен возврат в отчетный период.
Рекомендуем оформлять возвраты как можно быстрее, чтобы в одном отчетном периоде можно было отследить как сам первоначальный заказ в реестре оплат, так и возврат по этому заказу.
Возвраты, оформленные позже отчетного периода, попадут в следующий отчет и могут повлиять на сверку, а комиссии за возврат суммируются.
Как возвраты попадают в Outcome:
Полный возврат
Частичный возврат
Возврат сервисных сборов
▼ Отчет по онлайн-продажам
Рассмотрим каждый столбец в реестре возвратов в отчете по онлайн-продажам за период с 1 по 31 мая.
Полный возврат
- Если заказ был оплачен и затем отменен, он фиксируется и в Income, и в Outcome.
Частичный возврат
- Если отменена только часть заказа, возврат фиксируется в Outcome только на сумму отмененной части. В Income остается сумма за выполненные позиции.
- Если заказ частично подтвержден (например, отель удалил одну из позиций перед подтверждением), сумма в Income остается без изменений, а удаленная позиция в возврате не отображается.
Возврат сервисных сборов
- Фиксируется отдельной строкой в Outcome, при этом может быть возвращен полностью или частично.
- Если заказ был в холде и отменен, он не фиксируется в отчетах.
▼ Отчет по онлайн-продажам
Рассмотрим каждый столбец в реестре возвратов в отчете по онлайн-продажам за период с 1 по 31 мая.
1. Номер накладной:
Этот столбец содержит уникальные номера накладных для каждой продажи или предоставленной услуги. Он помогает легко идентифицировать и отслеживать конкретные транзакции.
2. Категория:
Указывает категорию товара или услуги, по которой был произведен возврат. Например, Доставка еды в номер.
3. Номер заказа:
Идентификационный номер исходного заказа, по которому был произведен возврат.
Этот столбец содержит уникальные номера накладных для каждой продажи или предоставленной услуги. Он помогает легко идентифицировать и отслеживать конкретные транзакции.
2. Категория:
Указывает категорию товара или услуги, по которой был произведен возврат. Например, Доставка еды в номер.
3. Номер заказа:
Идентификационный номер исходного заказа, по которому был произведен возврат.
По этому номеру можно найти возвращенный заказ в реестре оплат на вкладке Income
4. Дата:
Дата и время оформления возврата.
5. Позиция:
Описание возвращенного товара или услуги.
6. Стоимость:
Цена одного возвращенного товара или услуги.
7. Количество:
Количество возвращенных товаров или услуг.
8. Итог:
Итоговая сумма возврата, которая должна быть возвращена клиенту.
9. С учетом комиссии за транзакцию:
Итоговая сумма возврата с учетом вычета комиссий за транзакцию.
10. Возвращено гостю:
Сумма, возвращенная гостю за возвращенные товары или услуги.
11. Оплачено через:
Способ оплаты, использованный при возврате (например, карта).
12. Платежная система:
Платежная система, через которую был произведен возврат.
13. Комиссия за возврат:
Комиссия, взимаемая за обработку возврата.
Дата и время оформления возврата.
5. Позиция:
Описание возвращенного товара или услуги.
6. Стоимость:
Цена одного возвращенного товара или услуги.
7. Количество:
Количество возвращенных товаров или услуг.
8. Итог:
Итоговая сумма возврата, которая должна быть возвращена клиенту.
9. С учетом комиссии за транзакцию:
Итоговая сумма возврата с учетом вычета комиссий за транзакцию.
10. Возвращено гостю:
Сумма, возвращенная гостю за возвращенные товары или услуги.
11. Оплачено через:
Способ оплаты, использованный при возврате (например, карта).
12. Платежная система:
Платежная система, через которую был произведен возврат.
13. Комиссия за возврат:
Комиссия, взимаемая за обработку возврата.
Единая комиссия за возврат составляет 2,5%.
14. Сумма к удержанию:
Итоговая сумма, подлежащая удержанию после вычета всех комиссий.
15. email:
Контактный email гостя, оформившего возврат.
16. Телефон:
Контактный номер телефона гостя, оформившего возврат.
Итоговая сумма, подлежащая удержанию после вычета всех комиссий.
15. email:
Контактный email гостя, оформившего возврат.
16. Телефон:
Контактный номер телефона гостя, оформившего возврат.
▼ Отчет по офлайн-продажам
Рассмотрим каждый столбец в реестре возвратов в отчете по офлайн-продажам за период с 1 по 8 августа.
Рассмотрим каждый столбец в реестре возвратов в отчете по офлайн-продажам за период с 1 по 8 августа.
1. Номер заказа:
Идентификационный номер исходного заказа, по которому был произведен возврат.
Идентификационный номер исходного заказа, по которому был произведен возврат.
По этому номеру можно найти возвращенный заказ в реестре оплат на вкладке Income
2. Создание заказа:
Дата и время, когда заказ был создан в системе.
3. Отмена заказа:
Дата и время отмены заказа. Эти данные позволяют понять, когда именно произошел возврат.
4. Позиция:
Товары или услуги, которые были включены в заказ и затем отменены. Здесь могут быть указаны конкретные наименования товаров, услуг или пакетов.
5. Стоимость:
Цена одного возвращенного товара или услуги.
6. Количество:
Количество возвращенных товаров или услуг.
7. Сумма:
Общая стоимость заказа, исходя из количества и стоимости каждой позиции.
8. Метод оплаты:
Здесь указано, каким образом был оплачен заказ (например, наличными или картой).
9. Итог:
Итоговая сумма возврата, которая должна быть возвращена клиенту.
10. Комиссия агента:
Комиссия, удержанную агентом с возврата.
11. Email:
Электронный адрес клиента, который сделал заказ.
12. Телефон:
Контактный номер телефона клиента, который сделал заказ.
13. Канал продаж:
Этот столбец указывает, через какой канал был сделан заказ (например, через Хотбот или другие платформы).
14. Категория:
Категория товара или услуги, например, SPA или доставка.
15. Причина отмены:
Причина отмены заказа, которая была указана клиентом или определена системой (например, «Гость отказался»).
Дата и время, когда заказ был создан в системе.
3. Отмена заказа:
Дата и время отмены заказа. Эти данные позволяют понять, когда именно произошел возврат.
4. Позиция:
Товары или услуги, которые были включены в заказ и затем отменены. Здесь могут быть указаны конкретные наименования товаров, услуг или пакетов.
5. Стоимость:
Цена одного возвращенного товара или услуги.
6. Количество:
Количество возвращенных товаров или услуг.
7. Сумма:
Общая стоимость заказа, исходя из количества и стоимости каждой позиции.
8. Метод оплаты:
Здесь указано, каким образом был оплачен заказ (например, наличными или картой).
9. Итог:
Итоговая сумма возврата, которая должна быть возвращена клиенту.
10. Комиссия агента:
Комиссия, удержанную агентом с возврата.
11. Email:
Электронный адрес клиента, который сделал заказ.
12. Телефон:
Контактный номер телефона клиента, который сделал заказ.
13. Канал продаж:
Этот столбец указывает, через какой канал был сделан заказ (например, через Хотбот или другие платформы).
14. Категория:
Категория товара или услуги, например, SPA или доставка.
15. Причина отмены:
Причина отмены заказа, которая была указана клиентом или определена системой (например, «Гость отказался»).
Различие между отчетами по онлайн- и офлайн-продажам
Оперативная обработка заказов с онлайн-оплатой (в течение 24 часов) снижает вероятность ошибок при сверке отчетности.
- Основные различия
Отчеты по онлайн- и офлайн-продажам, несмотря на их схожую структуру, различаются по нескольким ключевым параметрам:
1. Порядок включения заказов в отчет
2. Методы оплаты:
3. Физическое взаимодействие:
4. Возвраты и комиссии:
1. Порядок включения заказов в отчет
- Заказы с онлайн-оплатой фиксируются в отчете только после статуса Выполнен.
- Заказы с офлайн-оплатой фиксируются в отчете после статуса Принят.
2. Методы оплаты:
- В отчетах по онлайн-продажам отражаются только транзакции, проведенные через электронные платежные системы (например, МИР, Visa, MasterCard, СБП). В таких отчетах фиксируется информация о платежной системе, через которую была проведена транзакция, комиссии за обработку платежей, а также сумма, подлежащая перечислению после вычета комиссий.
- В офлайн-продажах, помимо электронных платежей, могут быть включены другие методы оплаты, такие как наличные. Это создает необходимость в дополнительных полях в отчете, таких как Метод оплаты, где указывается, был ли платеж произведен наличными или с использованием карты. Этот аспект требует более детального учета на уровне отеля, так как наличные расчеты требуют иной процедуры обработки и хранения данных.
3. Физическое взаимодействие:
- Офлайн-продажи предполагают физическое присутствие клиента на территории отеля, например, в SPA или ресторане. Это подразумевает, что заказы и платежи фиксируются на месте, что отличает их от онлайн-продаж, где весь процесс происходит в виртуальном пространстве. В отчетах по офлайн-продажам детализируются такие параметры, как Создание заказа и Завершение заказа, которые важны для отслеживания времени выполнения заказа и получения оплаты.
- В онлайн-продажах, где процесс чаще всего автоматизирован, акцент делается на данные о транзакциях и взаимодействии с электронными системами. Эти данные фиксируются в реестре оплат (Income), где указываются все детали, начиная от момента заказа и заканчивая поступлением средств на счет компании
4. Возвраты и комиссии:
- В отчетах по онлайн-продажам акцент делается на взаимодействие с платежными системами и комиссионные сборы. Например, если происходит возврат товара или услуги, то отчет включает информацию о комиссии за транзакцию, которая удерживается даже в случае возврата.
- В отчете по офлайн-продажам процесс возврата может также включать дополнительные процедуры, такие как возврат наличных средств, что требует учета и контроля за наличными операциями.
- Связь отчетов с договорами
Оба типа отчетов непосредственно связаны с договорами, которые заключаются между Принципалом (например, отелем) и Агентом (компанией ХотЛабс). Агентский договор определяет условия предоставления услуг, расчета комиссий, а также порядок отчетности и взаимодействия между сторонами.
1. Юридическая информация и реквизиты:
Как в онлайн, так и в офлайн-отчетах на титульном листе указываются данные о договоре, на основании которого предоставляются услуги. Это может быть Агентский договор с указанием его номера и даты заключения. Также на титульном листе указываются наименования юридических лиц — Принципала и Агента, что подтверждает юридическую силу отчета и соблюдение всех условий договора.
2. Подписание и согласование:
В конце каждого отчета присутствует раздел, где стороны (Принципал и Агент) подтверждают свою согласие с представленными данными путем подписания документа. Это важный аспект, так как подписанный отчет служит доказательством того, что стороны согласны с расчетами и не имеют претензий друг к другу. Отчет, подписанный обеими сторонами, становится частью договорных обязательств и может использоваться в случае возникновения споров.
3. Расчет комиссий и сумм к перечислению:
Согласно договору, Агент начисляет комиссию за оказанные услуги, которая фиксируется в отчетах. Эта комиссия может варьироваться в зависимости от типа продаж (онлайн или офлайн). В конечном итоге, отчет помогает определить итоговую сумму, которая должна быть перечислена Агентом на счет Принципала, после вычета всех возвратов и комиссий. Эта сумма указана в отчете и подтверждается сторонами.
1. Юридическая информация и реквизиты:
Как в онлайн, так и в офлайн-отчетах на титульном листе указываются данные о договоре, на основании которого предоставляются услуги. Это может быть Агентский договор с указанием его номера и даты заключения. Также на титульном листе указываются наименования юридических лиц — Принципала и Агента, что подтверждает юридическую силу отчета и соблюдение всех условий договора.
2. Подписание и согласование:
В конце каждого отчета присутствует раздел, где стороны (Принципал и Агент) подтверждают свою согласие с представленными данными путем подписания документа. Это важный аспект, так как подписанный отчет служит доказательством того, что стороны согласны с расчетами и не имеют претензий друг к другу. Отчет, подписанный обеими сторонами, становится частью договорных обязательств и может использоваться в случае возникновения споров.
3. Расчет комиссий и сумм к перечислению:
Согласно договору, Агент начисляет комиссию за оказанные услуги, которая фиксируется в отчетах. Эта комиссия может варьироваться в зависимости от типа продаж (онлайн или офлайн). В конечном итоге, отчет помогает определить итоговую сумму, которая должна быть перечислена Агентом на счет Принципала, после вычета всех возвратов и комиссий. Эта сумма указана в отчете и подтверждается сторонами.
- Какие методы оплаты доступны
В зависимости от вашего тарифа и используемого эквайринга для онлайн-оплат, вашему отелю могут быть доступны различные способы оплаты:
- наличными — гость оплачивает заказ наличными сотруднику отеля на месте.
- картой при получении — гость оплачивает заказ картой Российского банка через банковский терминал сотруднику отеля на месте.
- на счет комнаты — сотрудник отеля может «записать» сумму заказа на счет гостя в системе PMS, и гость оплачивает услуги при выезде. Также это может быть использовано при депозитной системе, когда гость заранее вносит депозит на свой счет в отеле.
- картой онлайн — гость оплачивает заказ картой через онлайн-терминал.
- картой онлайн по ссылке или QR-коду — сотрудник генерирует и передает гостю ссылку на оплату заказа.
Подробнее в инструкции Ссылки на онлайн-оплату.
Если тариф отеля предусматривает наличие онлайн-оплаты, и у отеля включен эквайринг сервиса Хотбот, дополнительно будут доступны:
- система быстрых платежей (СБП) — гость оплачивает заказ картой через онлайн-терминал.
- картой иностранного банка онлайн — оплата происходит так же, как при оплате онлайн-картой российского банка.
Подробнее в инструкции Методы оплаты.
Взаимный расчет
Взаиморасчеты осуществляются только с отелями, которые подписали агентский договор с сервисом.
Как проводятся
- Определение контактов для согласования отчетов:
- Отправка отчета для согласования:
- Сверка отчетов и согласование:
В случае обнаружения несоответствий, таких как недоплаты, переплаты или ошибки в данных, отель обязан направить правки.
- Если отель высылает правки, отчет корректируется в соответствии с предоставленными данными.
- После внесения правок отчет повторно отправляется отелю для окончательного согласования.
Отель проверяет скорректированный отчет и подтверждает его корректность в сроки, указанные в договоре.
- Передача отчета в бухгалтерию:
- Выставление счета и закрывающих документов:
- Подписание документов:
- Документы должны быть подписаны в системе электронного документооборота (ЭДО).
- Если отель не работает в ЭДО, обмен оригиналами документов осуществляется по Почте России в соответствии с условиями договора.
Может быть полезно
Остались вопросы?
Мы поможем найти ответ — выберите удобный способ:
- Кнопка ❓ в личном кабинете
- Telegram-бот @HotbotAISupport_bot
- Почта support@hotbot.ai
- Телефон +7 (499) 110-86-62
