База Знаний
2025-11-18 16:32 Сотрудники и уведомления Таск-менеджер

Настройка таск-менеджера

Ссылка на эту статью: https://htbt.ru/to/task-setup
В этой статье вы узнаете о функционале таск-менеджера — что это, для чего, как работает, как подключается и настраивается.

Статья является частью серии о таск-менеджере:
О таск-менеджере и его подключении
Настройка таск-менеджера (вы здесь)
Таск-менеджер для сотрудников
Мобильное приложение для таск-менеджера
Нужна помощь?
Задайте вопрос вашему менеджеру или в службу поддержки по кнопке ❓ в нижнем левом углу личного кабинета.
Содержание статьи

Начало работы

Для эффективного использования таск-менеджера настройте рабочее пространство, чтобы организовать управление задачами отеля. Процесс настройки следует выполнять пошагово, добавляя все необходимые данные.
Инструкция предполагает, что у вас уже подключен функционал таск-менеджера. Если это не так, начните знакомство с таск-менеджером со статьи. О таск-менеджере и его подключении.
Для перехода к настройкам зайдите в свой личный кабинет на сайте Hotbot.ai или по прямой ссылке my.hotbot.ai.
Если у вас нет личного кабинета или доступа к описанным настройкам, обратитесь к ответственному сотруднику вашего отеля.
Если вы забыли пароль от личного кабинета, вы можете восстановить его по инструкции Восстановление пароля.
На стартовой странице личного кабинета в панели слева нажмите иконку Задачи.

Настройка рабочего пространства

Перед созданием задач важно настроить элементы таск-менеджера, которые будут в них использоваться. Помещения, статусы, теги, чек-листы и шаблоны задач помогают четче определить параметры задачи, автоматизировать процесс и упростить управление на каждом этапе выполнения.
Для эффективной работы в таск-менеджере настройте следующие элементы:

  • Помещения – добавьте все помещения отеля для отслеживания задач.
  • Статусы задач – настройте статусы, чтобы видеть этапы выполнения задач.
  • Теги – создайте теги для удобной классификации задач.
  • Чек-листы – используйте для детального выполнения задач.
  • Шаблоны задач – упрощают создание стандартных задач и ускоряют рабочий процесс.

Эти настроенные элементы будут использоваться при создании и управлении задачами, что обеспечит их эффективное выполнение и контроль.

Переход к настройкам

Перейдите в раздел Помещения для добавления жилых и нежилых помещений отеля.

  • Помещения

В таск-менеджере можно вручную добавлять все необходимые помещения, чтобы эффективно организовать и отслеживать задачи. Этот подход позволяет учитывать индивидуальные особенности вашего отеля и настраивать помещения с нуля.

  • Создание помещений

Нажмите кнопку Добавить помещение
В открывшемся окне заполните форму:
Выберите, какое помещение хотите завести, и внесите необходимую информацию:

  • Жилое — для номеров, в которых располагаются гости.
  • Нежилое — для всех остальных помещений (спортзал, бассейн и т.д.)
  • Название — укажите номер комнаты (например, 101);
  • Тип номера — указывается для жилых помещений (например, STD);
  • Корпус — укажите, в каком корпусе располагается номер. Если в вашем отеле один корпус, можно указать “Основной корпус” или “Корпус 1”;
  • Этаж — укажите этаж (можно добавить подвальные помещения, например, -1 этаж);
  • Описание — если необходимо, укажите описание для сотрудников (например, номер с джакузи).
  • Количество — чтобы добавить сразу несколько помещений, укажите нужное количество.
  • Например, если вы указали первый номер как 101 и задали количество 5, следующие номера будут проставлены автоматически: 102, 103 и так далее.
  • Все созданные номера будут иметь одинаковые настройки, которые можно будет при необходимости отредактировать вручную для каждого номера.

После заполнения нужных полей нажмите Создать.
Созданные помещения будут отображаться в разделе Помещения.

  • Интеграции с PMS

После добавления помещений можно подключить PMS для актуализации статусов бронирования номеров. Заселенные номера подсвечиваются красным цветом.
Доступные системы интеграции:
  • Travelline PMS
  • Bnovo
  • Opera/Fidelio
  • Logus
  • 1C Hotel
  • Ecvi
  • Edelweiss
Созданные помещения отеля распределяются по этажам для удобства навигации. Жилые номера отмечены иконкой кровати, нежилые — иконкой двери. Заселенные номера подсвечиваются красным цветом. В карточке каждого помещения вы можете установить текущие статусы уборки или ремонта, а также редактировать описание.

Управление статусами и редактирование помещений

В списке помещений вы можете изменить статус уборки и ремонта, отредактировать, или удалить каждое помещение.
Отдельное редактирование:
1. Наведите курсор на помещение и нажмите … .
2. Выберите, что хотите изменить в открывшемся меню:
  • Статус уборки:
Выберите Изменить статус уборки, а затем выберите необходимый статус.
  • Статус ремонта:
Выберите Изменить статус ремонта и назначте необходимый статус.
  • Редактировать помещение
Выберите Редактировать.
В открывшемся окне внесите изменения, а затем нажмите Сохранить.
  • Удалить помещение:
Выберите Удалить, а затем подтвердите действие.

Массовое редактирование

1. Вы можете выбрать сразу несколько помещений для внесения одинаковых изменений. Нажмите на пустые ячейки справа от помещений или на ячейку Выбрать все рядом с этажом.
2. Выберите, что хотите изменить, в нижней части экрана:
  • Статус уборки:
Выберите Изменить статус уборки, а затем выберите необходимый статус.
  • Статус ремонта:
Выберите Изменить статус ремонта и назначте необходимый статус.
  • Редактировать помещения
Выберите Редактировать.
В открывшемся окне внесите изменения, а затем нажмите Сохранить
  • Удалить помещение АААААААААААААА
Выберите Удалить, а затем подтвердите действие.
Чтобы проверить внесенные настройки, наведите на нужное помещение и нажмите на него.
В открывшемся окне вы увидите информацию о данном помещении.
Если у помещения установлен статус, требующий уборки или ремонта, на его карточке в списке помещений появится красные иконки для легкой идентификации, что помогает сразу определить текущее состояние каждого помещения.
Для перехода к следующим настройкам из таск-менеджера перейдите в раздел Настройка задач.

  • Статусы задач

В таск-менеджере статусы задач помогают отслеживать этапы их выполнения и легко ориентироваться в текущей загрузке.
Обычно статусы включают:

  • Не начата — задача создана, но не выполнена.
  • В работе — задача в процессе выполнения.
  • Приостановлена — временно отложена по какой-либо причине.
  • Выполнена — задача успешно завершена.
  • Отменена — задача больше не актуальна.

Эти статусы – базовые этапы, которые можно адаптировать под задачи отеля. Они охватывают основные состояния задач и образуют структуру задачи. Вы можете создавать новые статусы для уникальных процессов. Это позволит создавать новые этапы и обозначения в соответствии с нуждами команды, при этом сохраняя структуру задачи.

Чтобы добавить новый статус, нажмите на кнопку + справа от статусов, и настройте новый статус, исходя из специфики задач.
Выберите цвет статуса, название и описание. Затем нажмите Сохранить.
Созданный статус будет отображаться в списке статусов в соответствующем разделе.
Статусы можно редактировать и удалять. Для этого нажмите на соответсвующую иконку справа от статуса.
Статус нельзя удалить, если он используется в активной задаче. Чтобы удалить нужный статус — закройте задачи, в которых используется данный статус. Для быстрого поиска задачи, используйте фильтрацию (поиск по статусу). Подробнее об этом ниже.

  • Теги

Теги в таск-менеджере создаются для удобной организации и классификации задач и полностью настраиваются под потребности отеля.

Вы можете сами задавать назначение и логику тегов, исходя из специфики задач и процессов. Например, можно создать теги для обозначения типа задачи или особых условий выполнения.
Чтобы создать новый тег, нажмите на + справа.
Настройте новый тег, исходя из специфики задач. Например, можно создать тег “Забытые вещи”. Этот тег можно будет добавить в задачи по уборке, и вы сможете отследить когда и в каком помещении были обнаружены забытые вещи.
В окне редактирования тега вы можете выбрать цвет фона и цвет текста. Заполните название тега и нажмите Сохранить.
Новый тег будет отображаться в списке тегов. Теги можно редактировать и удалять, для этого нажмите на соответствующую иконку справа от тега.
Это дополнительный инструмент, который поможет команде легче находить нужные задачи и фильтровать их по любым критериям, которые могут быть важны для управления рабочими процессами.

  • Чек-листы

Далее рассмотрим еще одну полезную функцию таск-менеджера — шаблоны. Для перехода к настройками шаблонов перейдите в раздел Шаблоны задач.

  • Шаблоны задач

Шаблоны в таск-менеджере создают структуру для часто повторяющихся задач, упрощая и ускоряя их создание. Это полезно для стандартных задач, таких как уборка, техобслуживание и т.д., где важна последовательность действий.
Настройка шаблона:
Нажмите + Создать шаблон.
В открывшемся окне настроек внесите необходимую информацию:
▼ Выберите статус
▼ Выберите приоритет
Приоритет показывает важность или срочность выполнения данной задачи по сравнению с другими задачами.
▼ Отложенное время
Отложенное время — позволяет указать, когда задача станет активной. Это удобно для задач, которые не нужно выполнять сразу. Выберите время и нажмите Ок.
▼ Назначьте срок выполнения
Укажите — за какое время необходимо выполнить задачу. Выберите время и нажмите Ок.
▼ Комната
Нажмите на поле, вы увидите список созданных помещений. В шаблоне рекомендуется выбрать прочерк -, чтобы при создании задачи выбрать нужное помещение.
▼ Исполнители
Исполнители — выберите исполнителя из выпадающего списка.
Вы можете назначить сразу нескольких исполнителей или отдел.
▼ Наблюдатель
Назначьте наблюдателя (например, администратора)
▼ Чек-лист
Добавьте чек-лист при необходимости.
Нажмите на и + , выберите подходящий чек-лист из списка и нажмите Ок.
▼ Тег
Добавьте теги при необходимости.
▼ Регулярная задача
После внесения необходимой информации нажмите Создать шаблон.
Созданный шаблон отобразится в списке шаблонов.

Продолжение статьи ➔

Может быть полезно

О таск-менеджере и его подключении
Таск-менеджер для сотрудников
Мобильное приложение для таск-менеджера
Уведомления в Telegram для сотрудника

Остались вопросы?

Мы поможем найти ответ — выберите удобный способ: