База Знаний
2025-11-18 14:13 Сотрудники и уведомления

Создание и настройки сотрудников

Ссылка на эту статью: https://htbt.ru/to/staff
В этой статье вы узнаете, как создавать, настраивать и удалять аккаунты сотрудников в панели администрирования сервиса Хотбот.
Нужна помощь?
Задайте вопрос вашему менеджеру или в службу поддержки по кнопке ❓ в нижнем левом углу личного кабинета.
Содержание статьи

Начало работы

Управление сотрудниками — ключевая задача для любого отеля. В статье мы рассмотрим, как создавать, настраивать и удалять учетные записи сотрудников в личном кабинете Хотбот. Правильная настройка учетных записей обеспечивает доступ к нужным функциям и помогает оптимизировать рабочие процессы.

Следуя инструкции, вы сможете легко управлять учетными записями и повысить продуктивность сотрудников.
Создавать новые аккаунты и редактировать существующие могут только сотрудники отеля с ролью Владелец.
Если у вашего аккаунта нет прав на создание и редактирование сотрудников, вы можете обратиться в службу технической поддержки. Отправьте письмо на support@hotbot.ai или оставьте запрос через форму обратной связи, нажав на кнопку ? в левом нижнем углу личного кабинета.

Создание нового аккаунта для сотрудника

Для перехода к настройкам зайдите в свой личный кабинет на сайте Hotbot.ai или по прямой ссылке my.hotbot.ai.
Если у вас нет личного кабинета или доступа к описанным настройкам, обратитесь к ответственному сотруднику вашего отеля.
Если вы забыли пароль от личного кабинета, вы можете восстановить его по инструкции Восстановление пароля.
На стартовой странице личного кабинета в панели слева нажмите иконку Настройки.
В разделе Настройки выберите Сотрудники.
В открывшемся окне вы увидите список сотрудников. Для создания новой учетной записи нажмите кнопку + Новый сотрудник в правом верхнем углу страницы.
Откроется окно настроек нового сотрудника.
В данном окне необходимо заполнить обязательные поля, помеченные звездочкой:

  • ФИО сотрудника (если аккаунт общий, то можно указать должность);
  • Описание должности;
  • Рабочий email сотрудника (на один электронный адрес можно завести только один аккаунт);
  • Роль сотрудника. Подробнее о ролях в панели администрирования Хотбот читайте ниже в разделе Настройка сотрудника.

После указания обязательных данных нажмите на кнопку Создать.
В разделе Сотрудники отобразится новый сотрудник и его данные.
Сотрудник получит письмо на указанный рабочий email с информацией о создании личного кабинета, а также данными для входа (логин и пароль).

Новый сотрудник сможет войти в личный кабинет, следуя инструкции:

Вход в личный кабинет

1. Откройте свою электронную почту и проверьте, поступило ли письмо для входа в личный кабинет. Письмо должно быть в папке Входящие.
Если письмо не пришло в течение 5 минут, проверьте папку Спам.
Если письмо не пришло, напишите в службу поддержки и укажите:

  • название отеля;
  • email, на который зарегистрирован личный кабинет.
2. Откройте письмо и нажмите кнопку Вход в личный кабинет.
3. Введите ваш рабочий email и новый пароль, затем нажмите кнопку Войти.

Настройка сотрудника

Настроить личный кабинет сотрудника можно на вкладке Сотрудники.

Нажмите на иконку ✎ в правой части экрана напротив нужного сотрудника.
В открывшемся окне редактирования сотрудника вы сможете настроить следующие параметры:

^Роль сотрудника

В панели администрирования предусмотрены несколько стандартных ролей, которые можно назначить сотруднику:
^^Владелец — рекомендуется для руководителей, маркетологов и IT-специалистов с полным доступом к функциям.
Сотруднику предоставляются следующие права доступа:^^
^^Менеджер — подходит для руководителей служб с расширенными правами управления.
Сотруднику предоставляются следующие права доступа:^^
^^Консьерж — для сотрудников, отвечающих за обработку заказов.^^
^^Внешний работник — для ответственных за заказы сторонних услуг (например, такси или аренды автомобилей).^^
^^Настраиваемая роль — для сотрудников, чьи задачи не покрываются готовыми ролями. Вы сами определяете, какие разделы личного кабинета будут доступны.^^ ^

^Время работы сотрудника

Время работы сотрудника — это период, в который его личный кабинет будут приходить уведомления о заявках и заказах.

По умолчанию сотрудник получает уведомления круглосуточно, т.е. 24/7.

1. Чтобы задать конкретное время работы, на странице настроек личного кабинета сотрудника нажмите кнопку Указать время работы.
2. Перед вами раскроется меню, в котором можно указать время работы отдельно для каждого дня недели.
3. Нажмите на квадратик рядом с нужным днем недели. Справа отобразятся два окошка, в которые нужно ввести время получения уведомлений для сотрудника.
Время указывается в формате местного времени вашего отеля. По умолчанию оно выставлено с 10:00 по 19:00.
4. Вы также можете установить перерывы для сотрудников. Для этого нажмите на + напротив дня недели и укажите дополнительный интервал времени.
5. Ниже появятся два дополнительных поля, которые также нужно заполнить вручную. Количество создаваемых временных промежутков не ограничено.
6. Для удаления перерыва необходимо нажать на значок × рядом с +.
Следите за тем, чтобы поля не подсвечивались красным. Если это произошло, убедитесь, что указанные временные промежутки не пересекаются.

Время в поле по всегда должно быть больше, чем в поле с.
7. Укажите время работы для каждого из дней и нажмите Сохранить. День недели, возле которого не стоит галочка, будет считаться нерабочим.
8. Если вы хотите снять все настройки рабочего времени для аккаунта сотрудника, то нажмите Не указывать время работы и сохраните изменения.^

^Выгрузка списка сотрудников

В общем списке сотрудников нажмите кнопку Выгрузить данные рядом с полем поиска — сформируется файл со всеми сотрудниками и их правами.
Файл в формате .csv может открываеться некорректно. Подробнее о том, как открыть его правильно, в статье Как открыть CSV-отчет в Excel.^

Назначение уведомлений для сотрудников

Вы можете подключить сотруднику уведомления в виде писем на рабочий email или сообщений в мессенджере Telegram и/или MAX.
Чтобы получать уведомления в мессенджер, сотруднику нужно предварительно подключить их по инструкции:

^Уведомления о заказах

1. Чтобы назначить сотруднику уведомления о заказах, на странице настройки личного кабинета пролистайте страницу вниз до раздела Заказы.
2. Выберите категории заказов, о которых сотрудник будет получать уведомления, и нажмите на соответствующие иконки:
Важно:

  • Категории соответствуют типам услуг магазина.
  • Иконки обозначают способ уведомления: по почте или через Telegram и/или MAX.
3. После назначения уведомлений нажмите Сохранить в левом нижнем углу страницы.

^^Уведомления KPI о заказах

Аналогично установите уведомления KPI.
1. Выберите категории заказов, о которых сотрудник будет получать уведомления KPI, и нажмите на соответствующие иконки:
Важно:

  • Категории соответствуют типам услуг магазина.
  • Иконки обозначают способ уведомления: по почте или через Telegram и/или MAX.
  • Время указывается в минутах. Это тот срок, через который сотрудник получит уведомление, если после создания заказа не предпримет никаких действий (например, не возьмет заказ в работу или не отменит его).
  • По умолчанию значение составит 5 минут.
2. После назначения уведомлений KPI нажмите Сохранить в левом нижнем углу страницы.^^

^^Настройка интенсивной звуковой нотификации о заказах

Хотбот позволяет настроить звуковые уведомления для сотрудника при поступлении нового заказа. Звуковой сигнал будет повторяться на устройстве сотрудника, пока он не выполнит действие в интерфейсе (например, движение мышью или клик).

1. Чтобы включить эту настройку, в разделе Заказы пролистайте страницу вниз до пункта Интенсивная звуковая нотификация о новом заказе и установите рядом с ним галочку.
2. Нажмите Сохранить в левом нижнем углу страницы.^^ ^

^Уведомления о заявках

1. Чтобы назначить сотруднику уведомления о заявках, в настройках личного кабинета пролистайте страницу вниз до раздела Заявки.
2. Выберите категории заявок, о которых сотрудник будет получать уведомления, и нажмите на соответствующие иконки:
Важно:

  • Категории соответствуют типам заявок магазина.
  • Иконки обозначают способ уведомления: по почте или через Telegram и/или MAX.
3. После назначения нужных уведомлений нажмите Сохранить в левом нижнем углу.

^^Уведомления KPI о заявках

Аналогично установите уведомления KPI.
1. Выберите типы заявок, о которых сотрудник будет получать уведомления KPI, нажмите на соответствующие иконки и установите время:
Важно:

  • Категории соответствуют типам услуг магазина.
  • Иконки обозначают способ уведомления: по почте или через Telegram и/или MAX.
  • Время указывается в минутах. Это тот срок, через который сотрудник получит уведомление, если после создания заказа не предпримет никаких действий (например, не возьмет заказ в работу или не отменит его).
  • По умолчанию значение составит 5 минут.
2. После назначения уведомлений KPI нажмите Сохранить в левом нижнем углу страницы.^^ ^

^Удаление сотрудника

При увольнении сотрудника или по другой причине, когда личный кабинет больше не используется, рекомендуем удалить его для предотвращения нежелательного доступа к контенту.

1. Чтобы удалить сотрудника, на вкладке Сотрудники нажмите на иконку 🗑️ справа от сотрудника.
2. Вы увидите системное уведомление с просьбой подтвердить удаление сотрудника. Выберите Да, удалить.^

Изменение электронной почты

Чтобы изменить адрес электронной почты уже существующего аккаунта, вам необходимо обратиться в службу технической поддержки.

Оставьте запрос через форму обратной связи, нажав на кнопку ❓ в левом нижнем углу личного кабинета.
или отправьте письмо на support@hotbot.ai.
В обращении укажите:

  • ФИО сотрудника;
  • текущий рабочий email;
  • новый email.

Техническая поддержка Хотбот выполнит обновление аккаунта.

Изменение ролей сотрудников

Вы можете изменить роль сотрудника, если у него нет дополнительных доступов.
Если у сотрудника есть дополнительные доступы (например, к редактированию Витрины), изменить его роль нельзя.

Как изменить роль сотрудника с дополнительными доступами

1. Определите, есть ли у сотрудника расширенная роль.

  • При наведении курсора на его текущую роль появится подсказка Расширенная роль.
  • Если эта подсказка отображается, изменить роль самостоятельно невозможно.
2. Чтобы изменить роль такого сотрудника, сначала необходимо убрать дополнительные доступы. Для этого обратитесь в службу поддержки через кнопку ❓в личном кабинете или отправьте запрос на support@hotbot.ai.

Добавление дополнительных прав

Чтобы добавить права (например, доступ к отчетам или заявкам, доступ к просмотру чужих заказов и заявок и др.) без изменения роли сотрудника, отправьте обращение через кнопку ❓ в личном кабинете или отправьте запрос на support@hotbot.ai.

В обращении укажите:

  • ФИО сотрудника;
  • рабочий email;
  • нужные права доступа.

Может быть полезно

Как открыть CSV-отчет в Excel
Уведомления в MAX для сотрудника
Telegram-бот для уведомлений и чатов
Уведомления в Telegram для сотрудника
Как назначить уведомления сотруднику

Остались вопросы?

Мы поможем найти ответ — выберите удобный способ:

На главную Базы Знаний